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TÍTULO
Plan de control de la gestión en una escuela de música

ÍNDICE
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN

2. ELEMENTOS QUE DEFINEN UNA ESCUELA DE MÚSICA

2.1.- Definición de los elementos externos del equipamiento
2.2.- Definición del modelo organizativo. Personalidad jurídica
2.3.- Marco legal vigente
2.3.1.- Naturaleza Jurídica

2.3.2.- Legislación vigente en el ámbito educativo

2.3.3.- Legislación que afecta a otros aspectos de gestión

2.4.- Modelo educativo

2.5.- Objetivos de una Escuela de Música

2.6.- Definición de los programas de actuación

3. HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR LA GESTIÓN

3.1.- Los métodos y herramientas para el control de la gestión

3.1.1.- Diagrama de GANTT

3.1.2.- Gráficas lineales
3.1.3.- Informes PERT
3.1.4.- Encuestas
3.1.5.- Cuadros de Mando

3.1.6.- Los Indicadores

3.1.7.- Informes

3.2.- Definición del cuadro de mando: un ejemplo concreto
3.3.- La Carta de Servicios

4. EL PLAN PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN

4.1.- El aspecto económico

4.2.- Aspecto organizativo

4.3.- Gestión de Personal

4.4.- Aspectos administrativos

4.5.- Satisfacción del/la usuario/a

4.6. El proceso de evaluación

5. CONCLUSIONES

5.1. Fase de elaboración y diseño

5.2.- Fase de implantación

5.3. Reflexiones

ANEXOS

ANEXO I. Carta de Servicios

ANEXO II. Modelo de Encuesta realizada a los/as usuarios/as de la Escuela Municipal de Música

ANEXO III. Fichas del Cuadro de Mando (Explicación del funcionamiento de las fichas)

ANEXO IV. Diagrama de GANTT. Escuela Municipal de Música

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN

Una escuela de música, como cualquier otro equipamiento o servicio público, tiene unas características propias. Es una organización que puede estar dentro de otra organización más compleja, como es un Ayuntamiento, pero que en todo caso tendrá sus propios objetivos, finalidades y características; su gestión tendrá sus peculiaridades.

Por lo que respecta a este trabajo se plantea una hipótesis que permitirá poner ejemplos y establecer un marco concreto para realizar razonamientos y explicar los detalles. La hipótesis que se define en el siguiente apartado será la de una escuela de música situada en una ciudad de entre 100.000 y 150.000 habitantes, es decir, la Escuela Municipal de Música de Can Roig i Torres en Santa Coloma de Gramenet.

Como equipamiento, una escuela de música tendrá unos objetivos generales y estratégicos a desarrollar, y dentro de estos objetivos generales, otros más concretos y específicos. El control sobre el grado de resultado de estos objetivos se hará mediante una metodología concreta, que ya está definida como DPO, Dirección por Objetivos, y del cumplimiento de estos objetivos establecidos nacerá la necesidad de diseñar un plan de control en la gestión. Esta metodología está siendo utilizada en la administración pública local y da garantías de éxito; las características, documentos y herramientas de esta dirección por objetivos se desarrollaran más adelante.

Desde el punto de vista teórico, deberíamos definir ¿ qué es control de la gestión?. Según la definición de A. Zerilli hablaremos de un proceso dirigido a la valoración de todas las actividades en función de varios criterios y referencias fijados, y a la posterior corrección de las posibles desviaciones. Es una definición un tanto abstracta, yo personalmente me inclino por otra de R. Anthony (1995) que dice que es un proceso a través del cual los directivos se aseguran que los recursos de una organización se obtienen y utilizan de forma eficaz y eficiente para conseguir los objetivos.

También es importante hacer una exposición de motivos respecto a la necesidad de construir un modelo de control de la gestión en una escuela de música, unos motivos que justifiquen la inversión de tiempo y esfuerzo que esto implica.

Los motivos que justifican este trabajo son: la necesidad de definir un sistema de información de la gestión, basado en un conjunto de herramientas que dan información tanto a los directivos de la organización, como en este caso a los políticos municipales responsables de la política a seguir y responsables ante el ciudadano de la gestión de los intereses públicos. También es importante incluir este sistema de información dentro de un plan global de mejora de la calidad de los servicios públicos, la mejora de la calidad ha de ser un objetivo general deseable para cualquier organización, aquí es donde entra en escena un elemento relativamente nuevo en las administraciones públicas: la carta de servicios.

¿Qué es una carta de servicios? ¿Cómo se construye?, ¿Cuál es su base legal? y ¿Cómo se relaciona con la dirección por objetivos? será objeto de este trabajo. Lo que hoy en día no es discutible es que calidad y servicios públicos han de ir unidos, si queremos conseguir nuestros objetivos, es decir, un objetivo general de primer orden, ha de ser el dar un servicio de calidad.

Dice textualmente un párrafo del preámbulo del Real Decreto 1259/1999, de 16 de julio, por el que se regulan las cartas de servicios y los premios a la calidad en la Administración General del Estado: Congruente con las anteriores consideraciones, el artículo 3.2 de la mencionada Ley declara que, entre otros, como principios de funcionamiento de la Administración General del Estado, los de eficacia y eficiencia, el control de la gestión y de los resultados, la responsabilidad, la racionalización y agilización de los procedimientos administrativos y de gestión, así como prestar un servicio efectivo a los ciudadanos.

Creo que no puede estar más justificado relacionar la calidad del servicio con el control de la gestión, dado que ante todo, la obligación de los funcionarios es aplicar la ley y si puede ser ajustándola a la voluntad del legislador, más aun si, como en este caso, hablamos del establecimiento de un plan de control de la gestión en un equipamiento que presta un servicio de los conocidos como de prestación no obligatoria por parte de los entes locales y además es una actividad que entra en concurrencia con la actividad privada.

Para finalizar, la justificación sobre el sentido de las cartas de servicios, quiero hacer una reflexión. En los servicios contratados por las administraciones locales, autonómicas y estatales, está siendo corriente pedir que tengan los diferentes certificados de calidad homologados, ISO y otros, como garantía de una capacidad de prestarnos unos servicios de calidad. Si nosotros, como administración, exigimos estos documentos deberemos ser coherentes y exigirnos a nosotros mismos el cumplimiento dentro de nuestra gestión de un plan de calidad, y ese es uno de los objetivos básicos de la carta de servicios.

Por tanto, se puede resumir esta exposición de motivos en tres conceptos básicos:

1º Controlar la gestión para garantizar la rentabilidad de los recursos económicos y humanos.

2º Controlar la gestión para optimizar el esfuerzo de la organización garantizando la aplicación de los conceptos de eficacia y eficiencia.

3º Controlar la gestión para mejorar la calidad de los servicios a los ciudadanos intentando conocer el impacto de las decisiones y actividades sobre los usuarios.

Una advertencia para el lector de este trabajo. Esta explicación sobre un sistema control de la gestión, es un trabajo eminentemente práctico, basado en la puesta en marcha de unos conocimientos teóricos y de unas herramientas en un equipamiento que existe y que funciona actualmente bajo las consideraciones que se hacen en el ámbito de gestión, en ningún momento se ha intentado hacer un planteamiento teórico y perfecto, sino algo vivo y real. Quizá esta es su verdadera característica, la puesta en marcha de un plan con posibilidades reales.

AUTOR
Vela Giménez Rafael

E-MAIL
velagr@gramenet.diba.es