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TÍTULO
Plan de modernización del Ayuntamiento de Arona

ÍNDICE
1. Índice
2. Introducción
3. Análisis del entorno
4. Análisis y diagnóstico interno
5. Definición de objetivos
6. Líneas estratégicas de actuación
7. Bibliografía

INTRODUCCIÓN
INTRODUCCION

1. Antecedentes.
A finales del mes de junio del año 2001, el Concejal Delegado de Hacienda y Recursos Humanos, formuló al autor de este trabajo la propuesta de elaborar y coordinar un plan de actuaciones que posibilitase la incorporación del Ayuntamiento de Arona a ese proceso generalizado de modernización que en la actualidad afrontan un gran número de instituciones, tanto públicas como privadas, y que se plantea como un aspecto esencial para poder cumplir el papel que los ciudadanos esperan de un Ayuntamiento del siglo XXI. La propuesta de actuación, totalmente novedosa en el entorno Municipal, pretendía en definitiva que este plan fuese a la vez detonante e instrumento conductor de la gestión del cambio en nuestro Ayuntamiento.
Dos, son a juicio del autor, los factores que determinaron esta actitud del equipo de gobierno municipal, representado en este caso por el Concejal Delegado de Hacienda y Recursos Humanos:
1. La entrada en vigor del euro el día 1 de enero de 2002, que exigía una adaptación obligatoria de todos lo procesos y sistemas de información municipal que se viesen afectados.
2. El importante grado de deterioro de la gestión municipal en determinadas áreas, con importante número de expedientes pendientes de trámite, lo que motiva a su vez múltiples quejas y malestar por parte de los ciudadanos ante los perjuicios que tal situación les ocasiona. Al factor expuesto, habría que añadir un cierto grado de pesimismo en parte de la organización ante el fracaso sistemático de las medidas que se habían adoptado. Un análisis elemental de las soluciones propuestas constata que se han dirigido casi exclusivamente combatir a los efectos, pero nunca se ha estudiado con un cierto rigor las causas del problema.
La propuesta fructificó inicialmente, y tras diversas reuniones con el equipo de gobierno, en una resolución del alcalde que vino a marcar, en esta primera fase, al menos dos aspectos esenciales en todo proyecto de gestión del cambio:
· Constituía la formalización de la voluntad expresa del gobierno municipal.
· Fijaba a grandes rasgos el proceso a seguir, las responsabilidades de los principales agentes que intervendrían en el proceso, y las líneas en las que habría de concretarse el plan de actuaciones futuras. Destacamos en este sentido los aspectos siguientes:
1. Se nombraba al responsable de la coordinación del proyecto, a quien correspondería fundamentalmente la elaboración, conjuntamente con el equipo de gobierno, del plan de actuaciones, y el control de ejecución.
2. El plan fue denominado como "PLAN DE MODERNIZACIÓN DEL AYUNTAMIENTO DE ARONA", y su finalidad sería la de posibilitar un Ayuntamiento moderno, más eficaz y eficiente, más cercano al ciudadano, y que presta unos servicios de calidad. Todo este proceso habría de basarse en la utilización intensiva de las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de la información.
3. Elaborar un plan de actuaciones para la adaptación del Ayuntamiento a la entrada en vigor del Euro el día 1 de enero de 2002.
Como quiera que al día de la fecha el euro es ya una realidad felizmente superada, aunque no sin ciertas dificultades, centraremos el objeto de nuestro estudio en el plan de actuaciones recogidas en el apartado 2 del párrafo anterior, y que tal como hemos indicado se denominó PLAN DE MODERNIZACIÓN DEL AYUNTAMIENTO DE ARONA (en adelante PMAA).
2. Consideraciones previas.
Antes de adentrarnos en el diseño del conjunto de actuaciones que determinarán el contenido del PMAA, resulta obligado aludir a una serie de factores, tanto de naturaleza explícita como implícita, que configuran lo que podríamos denominar el "marco de referencia básico" del plan. Nos referimos a los aspectos siguientes: por qué la utilización del término modernización, y los ámbitos subjetivo, objetivo y temporal del PMAA.
2.1 ¿Por qué modernización?.
El diccionario define el término modernización como la acción de modernizar, y modernizar como transformar según las costumbres y gustos actuales. Exportando el concepto anterior al ámbito de la gestión pública local que nos ocupa, podemos definir la modernización como las transformaciones que hay que realizar para dar una respuesta adecuada a la evolución del entorno y los problemas por él planteados. En este sentido el término aparece caracterizado por los aspectos siguientes:
· La modernización ha de ser entendida como proceso, y no como suceso aislado. El enorme dinamismo que caracteriza a la sociedad actual exige una adaptación permanente a las nuevas condiciones ambientales, hasta el punto de que la viabilidad futura dependerá en buena medida de la capacidad para adaptarse con éxito a esas nuevas condiciones. Este permanente ejercicio de adaptación a un entorno cambiante, constituye sin duda alguna un proceso, adquiriendo además, tal y como se ha expresado con anterioridad, una importancia vital.
· La modernización como reflejo de la que capacidad de adaptación al entorno, y en consecuencia indica el grado de flexibilidad de la organización. Enlazando esta afirmación con lo expresado en el párrafo anterior, las organizaciones con una mayor flexibilidad tendrán una mayor capacidad de supervivencia.
· Los procesos de modernización se caracterizan por que los cambios o transformaciones son generados desde dentro de la propia de organización, siendo además este aspecto un factor determinante de su éxito. En este sentido, y como contrapunto a los procesos de modernización están los de reforma, en los que los cambios son introducidos de una sola vez y desde fuera.
Así pues, cuando se utiliza el término modernización se considerará desde esa triple dimensión:
1. La modernización se concibe como proceso, y como tal la organización ha de disponer de unos medios específicos.
2. La modernización como capacidad de la organización de adaptación al entorno, que debería quedar garantizada por los medios señalados en el apartado anterior.
3. La modernización como proceso iniciado y mantenido desde dentro de la propia organización, al margen de contar o no con apoyo externo.
2.2 Ámbito subjetivo.
Como quiera que el Ayuntamiento de Arona, en ejercicio de su capacidad de autoorganización, ha creado diversos organismos autónomos, resulta necesario determinar con carácter previo el alcance subjetivo del PMAA. Es este sentido diremos que la configuración actual es la siguiente:
· La propia Entidad Local.
· Patronato Municipal de Cultura.
· Patronato Municipal de Deportes.
· Patronato Municipal de Turismo.
· Patronato Municipal de Servicios Sociales.
El PMAA se aplicará exclusivamente al Ayuntamiento de Arona, pudiéndose hacer extensivo a los Patronatos Municipales en fases posteriores. No obstante lo dicho anterioridad, en la actualidad se está barajando la posibilidad de incorporar al Patronato Municipal de Servicios Sociales, tanto por los aspectos cualitativos como cuantitativos de los servicios que presta. Aunque posiblemente, y en un futuro no lejano, tanto por lo señalado anteriormente, en cuanto a la naturaleza de los servicios que presta, como por las ventajas obtenidas de la integración en el PMAA, convendría plantearse incluso la viabilidad del ente como organismo autónomo.
2.3 Ámbito objetivo y principios rectores.
El objetivo fundamental del PMAA lo constituye básicamente la mejora de la calidad de los servicios prestados a los ciudadanos por la vía de mejorar la calidad de la gestión y de la atención pública. Ahora bien, de conformidad con lo dicho en el apartado anterior, tanto la planificación efectuada como las propias actuaciones que contempla el plan estarán siempre referidas al ente Ayuntamiento, por lo que deberán en consecuencia excluirse las competencias desempeñadas por los Patronatos Municipales.
Estamos pues ante un plan de carácter proactivo, y referido exclusivamente a la Administración Municipal, o "máquina administrativa", y que de basarse en los tres principios siguientes:
1. Mejorar el grado de satisfacción de los ciudadanos ante los servicios prestados por el Ayuntamiento.
2. Acelerar integración del Ayuntamiento de Arona en la sociedad de la información y el conocimiento.
3. Lograr el máximo de eficiencia en los recursos financieros destinados al cumplimiento de los dos principios anteriores, o sea el PMAA ha de orientarse a maximizar calidad y productividad, dando muchísima importancia a la utilización intensiva de tecnología.
2.4 Ámbito temporal.
Como quiera que el próximo ejercicio de 2003 va a ser año electoral en el ámbito local, resulta evidente que esta circunstancia va a condicionar enormemente la ejecución de cualquier plan, máxime en un Ayuntamiento con poca cultura de gestión como es el caso, y en el que resulta aún difícil diferenciar el plano estrictamente político del de gestión. Pues bien, esta consideración hizo que el horizonte que se estableciese para la planificación del PMAA fuese el primer semestre de 2003. Circunstancia, que por otro lado no resulta en modo alguno incompatible con actuaciones que pudieran adoptar futuras corporaciones, toda vez que como se ha indicado, y se verá a medida que avancemos en el desarrollo del presente trabajo, pues las propuestas del PMAA están básicamente orientadas a la gestión, y pretende, en algún modo, a crear las infraestructuras básicas en cuanto a sistemas de información, sin las cuales sería totalmente inviable el planteamiento de cualquier política de modernización en un Ayuntamiento del siglo XXI.
3. Proceso seguido en la elaboración del PMAA.
Los trabajos en la realización de la planificación del PMAA comenzaron en el mes de agosto de 2001, estableciéndose el calendario siguiente:
· Periodo julio-septiembre, confección del plan,
· Mes de octubre, formalización del plan, y presentación a los principales colectivos implicados.
· Noviembre, inicio de las actuaciones.
4. Estructura del PMAA.
Lógicamente la viabilidad futura de cualquier plan no depende únicamente de la redacción de un conjunto de actuaciones, debiendo necesariamente disponer de medios suficientes, humanos, materiales y financieros, para el logro de los objetivos previstos. Estudiamos en este apartado la estructura responsable de la elaboración, coordinación y control del PMAA, que está compuesta por tres órganos: el Coordinador, la Comisión Promotora y el Servicio de Planificación, Coordinación y Nuevas Tecnologías.
4.1 El Coordinador del PMAA.
Tal y como se ha mencionado con anterioridad, la coordinación del proyecto recayó en el autor de este trabajo, correspondiéndole desempeñar las competencias siguientes:
· Participar en las labores de planificación y seguimiento de los distintos proyectos que forman el PMAA.
· Actuar como interlocutor ante el equipo de gobierno, TAO , y terceras personas que puedan intervenir o verse afectadas por el plan.
· Coordinar los recursos.
· Informar con la periodicidad que se establezca al Concejal delegado de Hacienda, Organización y Recursos Humanos.
· Rendir cuentas mensualmente a la Comisión de Gobierno sobre la evolución del PMAA.
· Convocar y presidir la Comisión Promotora.
4.2 Comisión Promotora del PMAA.
La Comisión es un órgano colegiado, que no tiene reflejo en la estructura orgánica, y con una composición dinámica, o sea que sus miembros varían en función de los temas a tratar. Con su creación se pretendía las finalidades siguientes:
· La máxima implicación del personal, como factor clave para la viabilidad del plan.
· Garantizar la transversalidad del proyecto en la organización.
· Potenciar la comunicación interna.
Las funciones que tiene la Comisión son:
· Participación en la elaboración de los objetivos.
· Seguimiento de los proyectos.
· Dinamización de soluciones.
· Planteamiento y discusión de nuevas iniciativas.
La Comisión Promotora está compuesta por los miembros siguientes:
· Coordinador del PMAA.
· 1 representante de cada área funcional, con asistencia dinámica según las necesidades del proyecto tratado.
· El jefe de la sección de informática o persona en quien delegue.
4.3. El Servicio de Planificación, Organización y Nuevas Tecnologías.
Este servicio se crea a instancias del propio PMAA con la aprobación de la relación de puestos de trabajo correspondiente al ejercicio de 2002. De él dependerán tres secciones: planificación, organización y nuevas tecnologías. Los objetivos asignados a cada de las secciones son los siguientes:
· Planificación, se pretende que esta sección sea el instrumento que garantice la permanente adaptación de la organización al entorno, lo que constituye, tal y como habíamos mencionado con anterioridad, un requisito esencial para la legitimidad futura de la institución ante el dinamismo de la sociedad que nos ha tocado vivir.
· Organización, su objetivo será garantizar la visión transversal en la organización (coordinación), y la normalización y racionalización de los procedimientos.
· La sección de nuevas tecnologías ya existía con anterioridad con otra denominación, se le ha cambiado el nombre y la dependencia funcional, por coherencia con los nuevos objetivos asignados: mantener operativos los recursos tecnológicos, y aportar soluciones innovadoras basadas en medios tecnológicos.
3.1. El proceso de planificación.

AUTOR
Juan Pedro García García

E-MAIL
juanpgarcia@infonegocio.com